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Fataler Fehler: Warum viele Krisenstäbe schon in den ersten Minuten scheitern!
Ein Krisenereignis wird häufig aus unterschiedlichsten Quellen erkannt: durch technische Anlagen, persönliche, telefonische oder schriftliche Übermittlung oder durch eigenes Erleben. Diese Meldung muss aufgenommen, als Krisenereignis außerhalb des regulären Alltags erkannt und an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden. Im Rahmen der Eskalation sollte dann ein Entscheidungsträger die Einberufung des Krisenstabs veranlassen. Anschließend werden die Krisenstabsmitglieder alarmiert, die sich persönlich oder hybrid in den dafür definierten Räumlichkeiten versammeln.
DOCH BIS ZU DIESEM PUNKT SCHEITERN VIELE BETRIEBE, WEIL DIE ZUGRUNDE LIEGENDEN PROZESSE OFT NICHT KLAR, TRANSPARENT ODER DURCHGÄNGIG DEFINIERT SIND.
Eine detaillierte Analyse dieser Unzulänglichkeiten würde jedoch den Rahmen dieses Artikels sprengen. Stattdessen soll hier der Fokus auf die typischen Fehler gelegt werden, die während der folgenden ersten Schritte der Krisenstabsarbeit auftreten.
ES GEHT NICHT IMMER UM LEBEN UND TOD, ABER JEDE SEKUNDE, IN DER EIN KRISENSTAB SICH „VOR DIE LAGE BRINGEN“ KÖNNTE, ZÄHLT.
Schon kleine Versäumnisse können die Arbeit des Krisenstabs erheblich behindern. Die Grundlagen – von der Definition eines Krisenstabsraums bis zur klaren Rollenverteilung – sollten nicht nur theoretisch vorhanden, sondern auch praktisch erprobt und allen Beteiligten bekannt sein.
Regelmäßige Übungen und Checklisten können helfen, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und abzustellen, bevor eine echte Krise eintritt.
1. DER KRISENSTABSRAUM
Der Krisenstabsraum ist die Grundlage effektiver Zusammenarbeit. Doch bereits hier treten die ersten Probleme auf:
- Wurde der Raum überhaupt definiert? Idealerweise existiert auch eine Ausweichfläche, falls der vorgesehene Raum nicht verfügbar ist.
- Ist der Raum allen Krisenstabsmitgliedern bekannt? Wurde die Information bei der Alarmierung klar kommuniziert?
- Zufahrts- und Zutrittsberechtigung: Haben alle alarmierten Mitglieder 24/7 Zugang zu den Räumlichkeiten?
- Kapazität des Raums: Ist der Krisenstabsraum für die Anzahl der Personen geeignet?
- Grundausstattung: Gibt es eine Grundausstattung wie Stifte, Blöcke, ein Flipchart oder ein Whiteboard (inklusive Stiften)? Ist eine Videokonferenzmöglichkeit vorhanden?
- Räumliche Bedingungen: Können Temperatur und Licht an die Bedürfnisse der Krisenstabsmitglieder angepasst werden?
2. VERANTWORTLICHKEIT UND ZUSTÄNDIGKEITEN
Wenn der Krisenstab sich nach und nach im Raum einfindet, sollte die Rollenverteilung klar sein. Häufig mangelt es jedoch an Transparenz in diesem Bereich:
- Kenntnis der Rollen: Wissen alle Mitglieder, welche Rolle sie im Krisenstab einnehmen?
- Besetzung von Rollen: Sind alle erforderlichen Rollen besetzt, oder muss eine Nachalarmierung erfolgen?
- Doppelte Besetzung: Gibt es Rollen, bei denen aufgrund eines hohen Arbeitsaufwands eine doppelte Besetzung sinnvoll wäre?
- Nicht benötigte Personen: Sind Personen anwesend, die derzeit keine Rolle haben und stattdessen für eine spätere Zweitbesetzung eingeplant werden könnten?
- Klarheit über Zuständigkeiten: Ist jedem bewusst, welche Verantwortlichkeiten mit seiner Rolle verbunden sind und welche Rolle die anderen Mitglieder im Raum innehaben?
3. ARBEITSBEREITSCHAFT UND ARBEITSAUSSTATTUNG
Sobald die Rollen verteilt sind, sollte der Krisenstab arbeitsfähig sein. Doch auch hier gibt es oft vermeidbare Probleme:
- Hilfsmittel und Dokumente: Sind alle notwendigen Unterlagen, Checklisten und Ressourcen physisch oder digital verfügbar? Fehlen Links, Passwörter oder Schlüssel? Und werden diese Hilfsmittel und Dokumente überhaupt eingesetzt, oder bleiben sie ungenutzt, obwohl sie bereitstehen?
- Sitzordnung: Passt die Sitzordnung zu den definierten Rollen? Gibt es Personen, die aufgrund ihrer Aufgaben eine ruhigere Ecke benötigen oder nahe bei einer anderen Person sitzen sollten?
- Störfaktoren: Gibt es ausreichend „Ruhe“ im Raum? Oder werden die Mitglieder durch ständigen Personenverkehr, neugierige Blicke von außen oder die sichtbare Präsenz des Ereignisses abgelenkt?
4. LAGEERFASSUNG
Bis zu diesem Punkt sind seit dem Ereignis zahlreiche Minuten bis hin zu einer halben Stunde vergangen – eine wertvolle Zeit, in der kaum etwas zur tatsächlichen Lagebewältigung unternommen wurde. Der Anfang jeder Krise ist natürlich geprägt von der sogenannten „Chaosphase“, in der Unsicherheiten, Informationsmangel und Unklarheit dominieren. Der Begriff „Chaos“ bezieht sich hier weniger auf die Arbeit des Krisenstabs als vielmehr auf die unübersichtliche Informationslage.
Ein zentraler Schritt in der Lagebewältigung ist die erste Lageeinschätzung bzw. Lageerfassung.
- Kommunikation im Krisenstab: Reden alle Mitglieder geordnet, oder sprechen sie durcheinander? Sind die Informationsquellen und Inhalte klar definiert? Wird die Frage „Wo stehen wir?“ zu Beginn gestellt?
- Umgang mit ersten Informationen: Werden die anfänglichen Informationen kritisch hinterfragt? Ist allen bewusst, dass diese oft ungenau, spekulativ oder vermischt mit Annahmen und Erstmaßnahmen sind?
- Visualisierung der Informationen: Werden die vorhandenen Informationen übersichtlich und visuell dargestellt, sodass eine Fortschreibung der Lage möglich ist? Gibt es dafür geeignete Hilfsmittel wie Whiteboards, Flipcharts oder digitale Tools? Wer übernimmt das?
- Dokumentation: Werden alle verfügbaren Informationen, Entscheidungsgrundlagen und Maßnahmen systematisch dokumentiert? Ist klar, wer diese Aufgabe übernimmt?
- Priorisierung: Werden entscheidende Informationen identifiziert/ eingeholt oder wird die Zeit mit unwichtigen Details verschwendet?
- Kommunikationswege: Ist definiert, wer welche Informationen weiterleitet? Sind die Kommunikationskanäle innerhalb des Stabs, ins Unternehmen und nach außen klar und für alle zugänglich?
LAGEBEWÄLTIGUNG IN EINER KRISE HÄNGT MASSGEBLICH VON DER FÄHIGKEIT DES KRISENSTABS AB, STRUKTUR INS CHAOS ZU BRINGEN.