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Artikel zum Thema
Alarmierung Krisenmanagement und Krisenstab im Ernstfall

Alarmierungs- und Meldeketten im Ereignisfall

Eine zügige innerbetriebliche Alarmierung gemäß der im Notfall-/Krisenplan festgelegten Alarmierungs- und Meldewege ist eine der wichtigsten Grundlagen für das zeitnahe Tätigwerden der besonderen Aufbau- und Ablauforganisation im Ereignisfall. Wie man einen derartigen Alarmierungsplan aufbauen, strukturieren und beschreiben kann, erläutern wir Ihnen nachfolgend.

Im Ereignisfall ist ein zügiger, strukturierter und ressourcenschonender Informationsfluss für die erfolgreiche Ereignisbewältigung entscheidend. Daher ist die Festlegung von Prozessen und Verfahren für die Alarmierung, Meldung und Eskalation von Ereignissen von entscheidender Bedeutung.
ERKENNEN SIE DIE NOTWENDIGKEIT
Grundsätzlich ist das Thema Krisen- und Notfallmanagement Teil der Fürsorge- und Sorgfaltspflicht eines jeden Arbeitgebers. Und somit im Sinne der Organisationshaftung stets „Chefsache“. Doch ohne Grundkenntnisse und eine gezielte Vorbereitung auf den Ereignisfall wird es schwer, in Notfällen und Krisen richtig zu reagieren und rechtzeitig mögliche Auswirkungen und Folgen abzuschätzen. Ein gut aufgestelltes Unternehmen sollte daher über ein Notfall- und Krisenmanagementsystem verfügen, welches nicht nur den klassischen Brand beinhaltet, sondern auch als Managementorgan für viele andere (Sonder-)Fälle, wie z. B. Versorgungs- und Gebäudeausfälle, Naturereignisse, medizinische Notfälle, CBRN-Gefahren (CBRN: Chemisch-Biologisch-Radioaktiv-Nuklear), Pandemien, Streiks, Demonstrationen, Kriminalität, Amoklagen, Terrorismus etc., herangezogen werden kann.

FESTLEGEN DER ALARMIERUNGS-, MELDE- UND ESKALATIONSSTUFEN
Legen Sie für ihr Unternehmen einen gut durchdachten Alarmierungsplan fest, aus dem eindeutig hervorgeht, WER? → WANN? → WEN? verständigt. Bedenken Sie dabei auch stets die Zeiten außerhalb der regulären Kernarbeitszeit (nachts, Wochenende, feiertags).

WOHER KANN EINE EREIGNISMELDUNG KOMMEN?
Überlegen Sie sich, über welche Kanäle Sie eine Ereignismeldung erhalten können. Durch
  • interne oder externe Stellen,
  • technische Sicherheitssysteme (Brandmeldeanlagen etc.),
  • Behörden oder andere Unternehmen (Bekennerschreiben, nachrichtendienstliche Erkenntnisse etc.) oder gar durch
  • die Öffentlichkeit (Nachbarschaft, Presse- und Medienberichte etc.).
Diese Meldungen laufen an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen auf und müssen gezielt weiterbearbeitet werden.

WIE ERFOLGT DIE MELDUNGSWEITERLEITUNG?
Im Idealfall laufen derartige Meldungen an einer zentralen Stelle 24/7 auf (Schichtdienstleitung, Rufbereitschaft, externe Notruf- und Serviceleitstelle etc.). Dies können je nach Ereignisfall ggf. auch unterschiedliche Stellen sein, sofern die betriebliche Organisation dies erfordert. Wichtig ist, dass allen Mitarbeitern dieser erste Anlaufpunkt bekannt ist.
Die entgegennehmende Stelle muss in der Lage sein, das Ereignis auf Plausibilität zu überprüfen und die Information anschließend entweder an die zuständige Fachabteilung oder direkt an einen (Notfall-/Krisen-)Beauftragten oder ggf. den Leiter des Krisenstabs weiterzuleiten.
Derartige Meldungen sollten stets schriftlich erfasst werden und deutlich als Tatsache oder Vermutung gekennzeichnet sein. Folgende Angaben sind notwendig:
  • Wer meldet (Person, Stelle, Informationsherkunft)?
  • Ursache/Auslöser?
  • Ereignisort? Betroffene Bereiche?
  • Erwartete Auswirkungen?
Von der zentralen Stelle werden erste Sofortmaßnahmen eingeleitet, wie z. B. bei Gefahr im Verzug die entsprechenden Rettungskräfte zu alarmieren (Polizei unter 110 oder Feuerwehr/Rettungsdienst unter 112), eine Gebäuderäumung auszulösen und die Meldung in die vordefinierte Meldekette gemäß Alarmierungsplan einzuspeisen.

ALARMIERUNG DER IN- UND EXTERNEN FACHABTEILUNGEN IM EREIGNISFALL
Sobald ein Ereignis einen gewissen Schwellenwert (Eskalationsstufe) übersteigt oder von der Stelle, die die Meldung entgegennimmt nicht final überprüft bzw. bearbeitet werden kann, wird die Meldung an die internen Entscheidungsinstanzen (Fachabteilungen, den (Notfall-/Krisen-)Beauftragten oder den Leiter des Krisenstabs) weitergeleitet. Diese prüfen anschließend, ob sich das Ereignis über die Fachabteilung im allgemeinen Arbeitsalltag bewältigen lässt oder ob es ein Ereignis größeren Ausmaßes ist, bei dem die entsprechende „besondere“ Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens (Krisenstab) zum Tragen kommen sollte.

SCHWELLENWERTE / ESKALATIONSSTUFEN
  • STÖRUNG: Kurzzeitiger Ausfall von Prozessen oder Ressourcen mit nur geringem Schaden.
  • NOTFALL: Länger andauernder Ausfall von Prozessen oder Ressourcen mit hohem oder sehr hohem Schaden.
  • KRISE: Im Wesentlichen auf das Unternehmen begrenzter verschärfter Notfall, der die Existenz des Unternehmens bedroht oder die Gesundheit oder das Leben von Personen beeinträchtigt.
Melde- und Alamierungswege Krisen- und Notfallmanagement (SIUS Consulting)
Die bis hierhin notwendigen Anrufe sind im normalen Arbeitsalltag noch zu bewältigen. Spätestens wenn der Krisenstab mit internen und externen Fachabteilungen einberufen wird, sollte dies jedoch von einer Stelle erledigt werden, die nicht zur konkreten Ereignisbewältigung benötigt wird. Natürlich auch, um wichtige Telefonleitungen nicht zu blockieren. Sie können an dieser Stelle beispielsweise - sofern vorhanden - eine Leitstelle/Leitwarte, eine Assistenz oder einen Verwaltungsmitarbeiter aktiv einbinden. Oder Sie arbeiten mit externen Dienstleistern zusammen, die derartige Meldungen steuern können.

Definieren Sie für sich im Unternehmen ganz konkret, wie die Alarmierungs- und Meldewege sowie die einzelnen Eskalationsstufen zu den unterschiedlichsten Zeiten und bei den unterschiedlichsten Ereignissen aussehen könnten. Denn im Ereignisfall steht einzig und allein die Ereignisbewältigung im Vordergrund, die im Idealfall nicht durch zeitraubende (Fehl-)Alarmierungen beeinträchtigt werden sollte. Einen vorhanden Alarmierungsplan (inkl. Telefonnummern) sollten Sie stets auf dem aktuellsten Stand halten und in regelmäßigen Übungen einer entsprechenden Praxistauglichkeit unterziehen.
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