Artikel zum Thema

Riskante Fehleinstellungen? Warum Pre-Employment Checks über Erfolg oder Risiko entscheiden!

PRE-EMPLOYMENT CHECKS: EIN WICHTIGER BESTANDTEIL MODERNER PERSONALAUSWAHLPROZESSE

In Zeiten steigender Compliance-Anforderungen und zunehmender Mobilität von Arbeitskräften gewinnen Pre-Employment Checks (PEC) immer mehr an Bedeutung. Diese Überprüfungen gewährleisten, dass Unternehmen fundierte Entscheidungen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter treffen, potenzielle Risiken, die durch unzureichend geprüfte Bewerber entstehen könnten, minimieren und gleichzeitig rechtliche Anforderungen erfüllen.

Pre-Employment Checks sind strukturierte und rechtskonforme Überprüfungen von Bewerberangaben und -hintergründen, die vor einer finalen Einstellung durchgeführt werden. Dabei handelt es sich NICHT um das wahllose Durchforsten des Internets nach persönlichen Daten oder das Ausspähen des Privatlebens.


DEFINITION: EIN PRE-EMPLOYMENT CHECK (AUCH PRE-EMPLOYMENT SCREENING ODER BEWERBER BACKGROUND CHECK GENANNT) IST DIE LEGALE UND RECHTSKONFORME ÜBERPRÜFUNG VON BEWERBUNGSKANDIDATEN VOR DER EIGENTLICHEN EINSTELLUNG BZW. UNTERZEICHNUNG DES ARBEITS BZW. ANSTELLUNGSVERTRAGS.


TYPISCHE BESTANDTEILE VON BACKGROUND-CHECKS

Das Ziel dieser Checks ist es, die Eignung eines Kandidaten für eine spezifische Position anhand objektiver Kriterien zu bewerten und potenzielle Risiken für das Unternehmen, wie beispielsweise wirtschaftskriminelle Handlungen, frühzeitig zu erkennen. Der Umfang der Überprüfungen variiert je nach Branche, Position und berechtigtem Interesse, das stets im Verhältnis zur Tätigkeit steht. So ist beispielsweise ein Führungszeugnis in sensiblen Bereichen wie dem Finanzsektor, Sicherheitsgewerbe oder bei Arbeiten mit schutzbedürftigen Personen legitim. Diese Überprüfungen müssen jedoch rechtskonform erfolgen und dürfen zum Teil nur mit dem ausdrücklichen Einverständnis des Bewerbers durchgeführt werden.


STUDIEN ZEIGEN, DASS BIS ZU 30 % DER BEWERBER FALSCHE ANGABEN IM LEBENSLAUF MACHEN.

Sicherheitszeitschrift SICHERHEIT. Das Fachmagazin. (ePaper)

DIE BEDEUTUNG VON PRE-EMPLOYMENT CHECKS

Ein fehlerhafter oder unzureichender Einstellungsprozess kann für Unternehmen erhebliche Kosten und Risiken mit sich bringen. Background-Checks dienen dabei nicht nur der Risikominimierung, sondern auch der Stärkung von Vertrauen und dem Schutz der Unternehmensreputation.


Sie bieten Schutz vor:

  • BETRUG: Falschangaben im Lebenslauf oder unerwünschte Verbindungen können frühzeitig erkannt werden.eu
  • RECHTSRISIKEN: In vielen Branchen sind bestimmte Überprüfungen gesetzlich vorgeschrieben.e
  • REPUTATIONSSCHÄDEN: Die Anstellung eines Kandidaten mit kriminellem Hintergrund oder unzureichenden Qualifikationen kann dem Ruf eines Unternehmens erheblich schaden und das Vertrauen in die Marke schwächen.
  • KOSTEN DURCH FEHLBESETZUNGEN: Fehlentscheidungen bei der Personalauswahl können zu enormen Kosten führen.
  • SICHERHEITSLÜCKEN: Unternehmen möchten sicherstellen, dass neue Mitarbeiter nicht nur die erforderlichen Qualifikationen mitbringen, sondern auch ethische und professionelle Standards einhalten, um die Unternehmenskultur zu schützen und interne Sicherheitsrisiken zu minimieren.


In bestimmten Bereichen oder Branchen werden Pre-Employment Checks durch behördliche Überprüfungen ergänzt oder ersetzt. Beispiele hierfür sind Zuverlässigkeitsüberprüfungen in der Luftfahrt, Sicherheitsüberprüfungen nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) für sicherheitskritische Tätigkeiten sowie Prüfungen im Rahmen des Wirtschaftsschutzes, etwa bei sensiblen Unternehmen der kritischen Infrastruktur.


TYPISCHE BESTANDTEILE EINES PEC

  • IDENTITÄTSPRÜFUNG: Überprüfung offizieller Dokumente wie Personalausweis oder Reisepass.


  • BERUFSQUALIFIKATIONEN: Validierung von Abschlüssen, Zertifikaten und beruflichen Lizenzen sowie das Überprüfen der Beschäftigungshistorie. Analysieren Sie auch, ob der Bewerber in Ländern tätig war, die als Hochrisikoregionen für Korruption oder Geldwäsche gelten.


  • REFERENZPRÜFUNG: Kontaktaufnahme mit früheren Arbeitgebern, Vorgesetzten, Kollegen oder anderen relevanten Referenzpersonen, um ein vollständigeres Bild zu erhalten.


  • STRAFRECHTLICHE VERGEHEN: Überprüfung, ob relevante Vorstrafen oder laufende Verfahren vorliegen, sofern dies für die Position erforderlich ist.


  • FINANZPRÜFUNG: Überprüfung der finanziellen Stabilität des Bewerbers, insbesondere bei Positionen mit hoher oder finanzieller Verantwortung, um potenzielle Risiken wie Unterschlagung oder Bestechlichkeit frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.


  • SANKTIONS- UND WATCHLISTEN: Prüfung, ob der Bewerber auf internationalen Sanktionslisten (z. B. OFAC oder EU-Sanktionslisten) verzeichnet ist, sowie ein Abgleich mit Terrorlisten, um sicherzustellen, dass keine Verbindungen zu sicherheitsrelevanten Organisationen bestehen.


  • GESUNDHEITSCHECKS: Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit, wenn gesetzlich oder betrieblich erforderlich.


  • ÜBERPRÜFUNG VON INTERESSENKONFLIKTEN: Prüfen Sie potenzielle Geschäftsbeziehungen oder persönliche Verbindungen des Bewerbers, die zu Interessenkonflikten im Unternehmen führen könnten. Vergewissern Sie sich, dass keine Beteiligungen an Wettbewerbern oder mögliche Einflussnahmen durch externe Parteien bestehen. Identifizieren Sie Verbindungen zu politisch exponierten Personen, die zu Risiken führen könnten. Ergänzend kann eine Analyse öffentlich zugänglicher Informationen und Social- Media-Profile sinnvoll sein, um potenziell problematisches Verhalten oder widersprüchliche Angaben frühzeitig zu erkennen.


EFFIZIENTE DURCHFÜHRUNG VON PRE-EMPLOYMENT CHECKS

Bei der Durchführung von Pre-Employment Checks ist es unerlässlich, diese transparent und datenschutzkonform zu gestalten. Neben den finanziellen Ressourcen sollten auch der zeitliche Aufwand und mögliche Auswirkungen auf den Rekrutierungsprozess einkalkuliert werden. Da solche Prüfungen zeitintensiv sein und den Einstellungsprozess verlängern können, greifen viele Unternehmen auf spezialisierte Dienstleister zurück. Diese Anbieter bieten effiziente Lösungen und entlasten Unternehmen durch ihre Expertise und zeitsparenden Verfahren. Damit Pre-Employment Checks effizient und rechtssicher umgesetzt werden, sollten Unternehmen folgende Best Practices beachten:

  • INFORMATION DES BEWERBERS: Bewerber sollten frühzeitig transparent über die erhobenen Daten, deren Zweck sowie gegebenenfalls erforderliche Einwilligungen informiert werden.


  • STANDARDISIERTE PROZESSE: Einheitliche Richtlinien und standardisierte Abläufe sorgen für Konsistenz und Transparenz. Der Screening-Prozess sollte lückenlos dokumentiert werden, um den korrekten Umgang mit personenbezogenen Daten nachweisen zu können.


  • SCHULUNG DER VERANTWORTLICHEN: Mitarbeiter der Personalabteilung sollten im Umgang mit sensiblen Daten und den rechtlichen Anforderungen geschult sein.



  • TECHNOLOGISCHE UNTERSTÜTZUNG: Der Einsatz von datenschutzkonformen Softwarelösungen zur Automatisierung kann Zeit und Ressourcen sparen.
Sicherheitszeitschrift SICHERHEIT. Das Fachmagazin. (ePaper)

UMGANG MIT SCREENING-ERGEBNISSEN

Kandidaten sollte stets die Möglichkeit eingeräumt werden, zu negativen Screening-Ergebnissen Stellung zu nehmen. Dies ist ein Ausdruck von Respekt und Fairness im Umgang miteinander. Gewonnene Informationen können unvollständig, veraltet oder fehlerhaft sein, da nicht immer alle Fakten und Hintergründe bekannt sind. Ein klärendes Gespräch hilft, potenzielle Missverständnisse auszuräumen und verhindert, dass ein geeigneter Mitarbeiter aufgrund einer Fehleinschätzung übersehen wird.


Pre-Employment Checks sind mehr als nur ein Kontrollinstrument – sie bilden die Grundlage für eine verantwortungsvolle Personalauswahl und zeitgemäße Personalauswahlprozesse. Sie schützen Unternehmen vor finanziellen, rechtlichen und reputationsbezogenen Risiken und tragen dazu bei, die besten Talente zu gewinnen.



Unternehmen, die auf transparente und strukturierte PECs setzen, legen den Grundstein für langfristigen Erfolg und nachhaltige Mitarbeiterbeziehungen. Gleichzeitig sichern sie ihre Wettbewerbsfähigkeit und stärken das Vertrauen von Mitarbeitern und Stakeholdern. Diese lassen sich aber auch ausweiten auf In-Employment Screenings während der Arbeitstätigkeit oder Background-Checks von externen Mitarbeitenden.