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Kommunikation im Krisenstab: Zwischen Lagebild, Leitungsrunde und Lärmpegel

Krisenstäbe gelten als das organisatorische strategisch agierende Rückgrat der Notfall- und Krisenbewältigung. Sie sollen Überblick schaffen, Prioritäten setzen, Entscheidungen treffen und Maßnahmen koordinieren – unter hohem Zeitdruck und oft auf Basis einer unklaren Informationslage. Doch selbst der bestorganisierte Stab gerät ins Straucheln, wenn eines nicht funktioniert: die Kommunikation.

Im Alltag funktioniert Kommunikation meist beiläufig. Im Krisenstab hingegen ist sie ein zentrales Führungsinstrument. Hier geht es nicht nur darum, ob gesprochen wird, sondern was, wie, wann und an wen.


Ein schlecht übermittelter Beschluss kann zu Fehleinschätzungen führen. Ein falsch verstandener Hinweis zur Lage kann Maßnahmen verzögern. Und ein unkoordinierter Austausch kann wertvolle Zeit kosten. Wer in einer angespannten Lage Wirkung entfalten will, muss sich auch über die eigene Wirkung bewusst sein – verbal wie nonverbal.


TYPISCHE HERAUSFORDERUNGEN IN DER STABS-KOMMUNIKATION

Häufige Symptome unzureichender Kommunikation sind doppelte Nachfragen, redundante Abstimmungen oder das wiederholte Einfordern bereits genannter Informationen. Diese Effekte treten verstärkt auf, wenn der Informationsfluss unklar ist oder die Kommunikation nicht strukturiert moderiert wird. Gerade in heterogenen Stäben – mit unterschiedlichen Erfahrungsniveaus, Altersgruppen und Fachdisziplinen ist es wichtig, die individuelle Aufnahmefähigkeit zu berücksichtigen. Was für Jüngere selbstverständlich erscheint, kann für ältere Teammitglieder anders wahrgenommen, verarbeitet oder eingeordnet werden. Hier sind klare Sprache, ruhige Moderation und Wiederholung an den richtigen Stellen keine Schwächen, sondern Zeichen professioneller Führung.


KOMMUNIKATION IM KRISENSTAB IST NICHT NUR EINE BEGLEITERSCHEINUNG – SIE IST FÜHRUNGSREALITÄT.

Sicherheitszeitschrift SICHERHEIT. Das Fachmagazin. (ePaper)

IN DER HEKTIK DER EREIGNISBEWÄLTIGUNG ZEIGEN SICH IMMER WIEDER ÄHNLICHE SCHWACHSTELLEN – UNABHÄNGIG VON BRANCHE ODER ORGANISATIONSFORM:


REDUNDANZ VS. INFORMATIONSLÜCKEN

Während einige Informationen mehrfach durch den Raum wandern, fehlen an anderer Stelle essenzielle Fakten.

Die Folge: Doppelte Arbeit hier, gefährliches Unwissen dort.


NEBENGESPRÄCHE UND GERÄUSCHKULISSE

Parallel laufende Abstimmungen, Telefonate oder lautstarkes Denken stören nicht nur den Konzentrationsfluss, sondern erschweren es auch die Lage zu verfolgen und Entscheidungen klar zu erfassen.


UNKLARE ZUSTÄNDIGKEITEN

Wer spricht für welches Thema? Wer darf entscheiden? Wer befindet sich gerade in einer Rücksprache oder ist aus anderen Gründen nicht ansprechbar?


UNVERBINDLICHE RÜCKMELDUNGEN

Antworten wie „Das ist in Arbeit“ oder „Ich kümmere mich“ lassen oft offen, was genau geschieht, bis wann Ergebnisse vorliegen und welche Schwierigkeiten eventuell auftreten.


HINZU KOMMT

Wer Krisenstabsarbeit aus Blaulichtorganisationen kennt, ist andere Abläufe und Kommunikationsstrukturen gewohnt. Dort ist Kommunikation taktisch geführt, stärker formalisiert und eingebettet in ein bewährtes Führungs- und Meldewesen. In zivilen oder unternehmensinternen Krisenstäben hingegen fehlt diese routinierte Systematik häufig. Die Folge: unklare Abläufe, informelle Wortmeldungen und mitunter Dominanz durch besonders durchsetzungsstarke Persönlichkeiten.


STRUKTUR SCHAFFT VERSTÄNDIGUNG

Gute Stabsarbeit braucht eine Kommunikationsarchitektur und kommunikative Leitplanken, die Orientierung geben.


Dazu zählen:

  1. Regelmäßige strukturierte Lagebesprechungen mit festem Ablauf, klaren Redezeiten und gezielter Vorbereitung (z. B. durch einen Lagevortrag oder eine Stichwortsammlung).
  2. Sprechdisziplin vereinbaren: Denn nicht jede Information muss sofort laut gesagt werden – manches kann auch notiert und gesammelt eingebracht werden.
  3. Statuskommunikation einführen, denn kurze Updates wie „Information empfangen – in Prüfung – Umsetzung läuft –erledigt“ helfen, den Überblick zu behalten und Verantwortlichkeiten zu verfolgen.
  4. Am Ende jeder Besprechung gilt es Feedback einzuholen: Wurde alles verstanden? Sind offene Punkte verblieben? Was muss noch nachgesteuert werden?
  5. Festgelegte Kommunikationskanäle, die definieren, welche Informationen über welche Kanäle laufen (E-Mail, Telefon, Funk, persönlich)?
  6. Verantwortliche Ansprechpersonen pro Thema festlegen, dass jede Person im Stab weiß, wer für welches Themengebiet oder welche Maßnahme zuständig ist und wer als Erstansprechperson fundiert Auskunft geben kann und darf.
  7. Zentrale Visualisierung durch ein gemeinsam sichtbares Lagebild erleichtert die gemeinsame Sprache über die Situation und unterstützt die kollektive Entscheidungsfindung.
  8. Wer seine Botschaft zusätzlich auf einem Flipchart, Lageboard oder Bildschirm visualisiert, spart Zeit und vermeidet Missverständnisse.
  9. Eine gute Dokumentation ersetzt Nachfragen, stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben und hält Entscheidungen nachvollziehbar fest.
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Wer Krisen professionell bewältigen will, muss die Kommunikationsprozesse im Stab aktiv gestalten. Denn selbst mit bestem Fachwissen, klaren Strukturen und modernen Tools bleibt eines zentral:

Der Mensch spricht mit dem Menschen. Und wenn das gelingt, ist der Krisenstab nicht nur ein Gremium, sondern ein handlungsfähiges Team. Gute Stabsarbeit basiert auf einer klaren Kommunikationsarchitektur – mit festen Abläufen, definierten Zuständigkeiten und verbindlichen Regeln für den Informationsfluss. Wer diese Grundlagen vernachlässigt, riskiert Zeitverluste, Missverständnisse und Vertrauensbrüche – sowohl innerhalb des Stabs als auch nach außen. Erst durch bewusst geführte Kommunikation, verlässliche Prozesse und gelebte Rollenklarheit entsteht die Grundlage für eine wirksame Krisenbewältigung.


ROLLENKLARHEIT HILFT, UNNÖTIGE DISKUSSIONEN ZU VERMEIDEN UND KOMMUNIKATIONSFLÜSSE ZU ORDNEN.


ROLLENKLARHEIT SCHAFFEN: In einem professionell arbeitenden Krisenstab spricht nicht jeder mit jedem über alles. Wer welche Information erhält oder weitergeben darf, hängt von seiner Rolle im System ab. Fachberater liefern Expertise, die Stabsleitung trifft Entscheidungen, die Koordinierungsgruppe oder Unterstützungsfunktionen sorgen für Struktur.